يرتدي مدير المشروع العديد من القبعات – فهو يتصرف كقائد أو كوسيط أو كمفاوض. فهو يتعامل مع فرق مؤلفة من ممثلين لأطراف أخرى معنية. ومن خلال شحذ مدير المشروع لمهارته التفاوضية، يمكن له وضع الأسس اللازمة لحل أنواع مختلفة من النزاعات من خلال إجراء مشاورات بين الأطراف المعنية للتوصل إلى توافق في الآراء.

تعريف التفاوض

يعرف التفاوض على أنه عملية تتضمن الأنشطة والفعاليات اللازمة لحل النزاعات، ويمكن أن تحدث في أي وقت خلال دورة حياة إدارة المشروع، ويمكن أن تكون رسمية أو غير رسمية.

"تفاوض من مركز قوة" هي القاعدة الذهبية في التفاوض، ويُضاف إليها "من لا يملك القرار لا يحق له أن يفاوض".

التفاوض كعملية مستمرة

عملية التفاوض عملية مستمرة تبدأ منذ لحظة إصدار المشروع إلى الانتهاء وإغلاقه، مما يتطلب من مدير المشروع أن يواصل عملية التفاوض بطول فترة المشروع.

غالبًا لا تحدث المفاوضات بين مدير المشروع والأطراف المعنية الخارجية فقط مثل الموردين والعملاء، بل إن معظم عملية التفاوض تتم مع الأطراف المعنية الداخلية مثل مدير الموارد البشرية أو المالية، الإدارة، وأعضاء فريق العمل. من المهم هنا أن يقوم مدير المشروع بإعداد قائمة بجميع الأطراف المعنية وتحديد العلاقات والالتزامات المتوقعة لوضع استراتيجية شاملة للتفاوض.

أهداف التفاوض

• الحصول على سعر عادل ومعقول للخدمات المقدمة.
• بناء وتوطيد العلاقات مع الموردين.
• حماية مصالح المؤسسة وأصولها وسمعتها.
• تقليل المخاطر.
• الحفاظ على خيارات أخرى للمؤسسة إذا لزم الأمر.

عناصر للتفاوض

قبل الدخول في أي تفاوض، يجب تدوين العنصر الأكثر أهمية في المشروع. فليس كل ما في المشروع يجب التفاوض عليه، ويتم التوافق عليها حسب العرف المتفق عليه. من النقاط التفاوضية الأساسية:

• تحديد المسؤوليات.
• تحديد من يملك السلطة.
• السعر للخدمات المقدمة.
• الإجراءات القانونية والتحكيم في حالة النزاع.
• تحديد المنهجية الفنية والإدارية لتنفيذ المشروع.
• تمويل العقود والدفعات المترتبة خلال الفترة الزمنية المحددة.

توجيهات لمفاوضات ناجحة

• تفاوض بهدف تحقيق مكاسب متبادلة.
• افصل بين الأشخاص والمشكلة.
• لا تساوم على المنصب.
• التركيز على ما هو مهم وليس على المناصب.
• أوجد خيارات لتحقيق مكاسب متبادلة.
• استخدم معايير موضوعية.

الاستعداد لمفاوضات ناجحة

يجب أن تسأل نفسك "هل أنت في وضع يسمح لك بالتفاوض، وهل التفاوض ميزة يمكن أن تستفيد منها؟" إذا كان الجواب "لا" فلا تدخل في المفاوضات قبل الاستعداد.

أما إذا كان الجواب "نعم" فعليك الاستعداد كما يقول المثل: "الفشل في التحضير هو الاستعداد للفشل". لأنه لا توجد ضمانات بأن الإعداد سوف يمنحك الصفقة التي تبحث عنها، ولكن عدم الاستعداد يعد وصفة للفشل.

التفاوض يكون بين طرفين أو أكثر، يحاول كل منهم الحصول على أفضل النتائج، ومعرفة ما لدى كل طرف، وماذا يريد، وما الذي يرغب في التخلي عنه.

الخطأ الذي يرتكبه المفاوضون بشكل روتيني هو الفشل في الإعداد الشامل لعملية المفاوضات. التفاوض الناجح هو فن يتطلب التحليل والبحث عن اهتمامات الأطراف الأخرى، إذ إن فشل المفاوضات قد يترك انطباعات إضافية يمكن لنظيرك الاستفادة منها.

التحضير للمفاوضات يشمل:

• الأهداف: ما الذي تأمل في تحقيقه، وما رأيك فيما تريده الأطراف الأخرى؟
• البدائل المتاحة: ما هي مزايا وعيوب البدائل، وما هي الآثار المترتبة على عدم التوصل إلى اتفاق؟
• ميزة الاتفاق: ما الذي يوفره الاتفاق كميزة أخرى؟ ما الذي تريد التضحية به؟
• العلاقات: ما طبيعة العلاقة مع الأطراف الأخرى، وهل هي علاقة مستمرة أم لمرة واحدة؟
• السلطة: من الذي يملك اليد العليا، ومن يتحكم في الموارد؟
• العواقب: ما هي عواقب فوزك أو خسارتك بالمفاوضات؟ ما أثرها الكمي على المشروع؟
• الإعداد النفسي والعقلي: يجب أن يكون جزءًا من خطة الإعداد قبل بدء المفاوضات.

أثناء عملية المفاوضات

• لا تشعر أنك مدين لهم بأي شيء.
• لا تكن متسولًا.
• لا تضع نفسك فوق أو أقل من الأطراف الأخرى.
• كن مسترخياً وغير مستعجل.
• لا تكشف عن مشاعرك في أي وقت.
• استمع أولًا، ثم تحدث.
• اسأل أسئلة.
• استخدم الجملة السحرية: "أنا لا أفهم".
• لا توفر معلومات أو تجيب على أسئلة لم تُطرح.
• استخدم الصمت بفعالية.
• حافظ على روح الدعابة.

خلاصة القول

المفاوضات ليست مجرد أداة للحصول على أفضل الصفقات، بل هي وسيلة لإدارة العلاقات، وحماية مصالح المشروع، وتعزيز فرص نجاحه. وكلما أحسن مدير المشروع الاستعداد والتنفيذ، زادت فرصه في تحقيق توافق مستدام ونتائج إيجابية لكافة الأطراف.